Transformation digitale des écoles et centres de formation grâce à nos solutions conçues pour le monde de l’éducation, de l’enseignement et de la formation

La Solution KAIROS vise à moderniser et simplifier les processus administratifs, pédagogiques, de communication au sein des universités, tout en améliorant l'expérience des étudiants, des enseignants et à favoriser une meilleure interaction entre les différents acteurs au sein de l'établissement.

KAIROS est une plateforme de gestion intégrée spécialement conçue pour le monde de l'éducation, de l'enseignement et de la formation. Il prend en compte tout le fonctionnement d’un établissement scolaire de la phase de recrutement à la sortie des apprenants.

La ressource stratégique au coeur de l’enseignement

• Tous vos outils de gestion en un seul endroit
• Adapté à tout établissement d'enseignement
• Un outil collaboratif pour les acteurs de votre écosystème
• + de 10 ans dans les outils dédiés à l’éducation et à l’enseignement
• Des technologies innovantes pour plus de productivité et d'efficacité
• Une gestion rigoureuse et un suivi détaillé de la finance
• Une réduction des coûts grâce à la dématérialisation de vos process
• Compatible LMD avec une sécurisation des notes et un suivi des modifications
• Un campus digital avec des services interactifs à travers des bornes

L’application KAIROS couvre de par sa flexibilité, une grande partie des besoins d'un structure d'enseignement ou de formation.

La plateforme KAIROS comprend principalement les modules suivants :

• Scolarité et pédagogie: suivi complet de la scolarité et gestion des différents intervenants (élève, professeur, candidat, tuteur, etc…).
• Candidature: gestion des candidats (de candidat à élève à travers un processus de suivi des admissions)
• Finance et recouvrement: suivi de tous les éléments liés à la facturation (factures, encaissement, rappel de paiement, export comptable, etc…)
• Emploi du temps: gestion des emploi du temps, gestion automatique des conflits de classe, suivi des horaires, etc…)
• Reporting, tableaux de bord et indicateurs de suivi: gestion des reporting et statistiques standards (création et publication d'états et statistiques, aide à la décision, Business Intelligence )
• Communication et notifications événementielles: gestion des groupes d’envoi et des canaux de communication et définition des règles pour les envois de notifications SMS à l'approche d’un événement particulier
• Web Conferencing pour l’animation des cours par visioconférence intégré à KAIROS.
• L’application Campus Digital pour la digitalisation des campus (Contrôle d'accès sur situation financière des apprenants, Borne de service pour l’impression de documents administratifs)
• L’application Kairos Mobile : version mobile de kairos pour une meilleure accessibilité.
• L’outil Jasperserver pour la conception et l’exploitation des reports intégrés à KAIROS.
• L’outil OpenKM pour la dématérialisation des documents.
• L’outil WSO2 pour la gestion des API, et du bus applicatif pour l’ouverture et l'interface avec des tiers ainsi que la communication interne.

Elle est multi-établissement ou multi-site et multilingue. Cependant, sa langue par défaut est le français et le SGBD par défaut proposé est MySQL.

• Suivi complet de la scolarité (classes et groupes, inscriptions, abandons, absences/retards, notes évaluations, bulletins de note et délibérations)
• Gestion détaillée de vos étudiants, vos professeurs, vos parents, vos tuteurs et vos bailleurs
• Des portails interactifs dédiés pour les apprenants, parents, professeurs, tuteurs et organismes de prise en charge
• Une gestion efficace des troncs commun, des classes de regroupements, des enjambistes ainsi que des reprises de modules

• Une communication unifiée par email et SMS avec une gestion automatique des groupes de diffusion et des notifications suite à divers évènements
• Gestion des admissions et de la relation avec vos prospects via le portail candidature
• Partage de ressources pédagogiques avec les étudiants (cours, exercices, corrigés, tutoriels, documents pédagogiques, etc.)
• Un panel d’outils innovants pour digitaliser les services au sein du campus (Cartes à puce multi-service, Contrôle régularité financière, bornes de diffusion et de services interactifs …)

• Suivi des facturations, des rappels de paiement, des réductions et des prises en charges
• Maîtrise des enseignements et contrôle des paiements du personnel permanent et vacataire
• Un module d’encaissement sur tablette mobile pour assurer une continuité de service même en l’absence d’internet et d'électricité.
• Paiement online de vos encaissements via une agrégation des solutions de paiement (Visa, MasterCard, Orange Money, Wari, Free Money, YUP, Danaya Cash… )
• Une suivi des devis et de la facturation des services non pédagogiques
• Un module d'export comptable pour un déversement automatique et sécurisé dans votre logiciel de comptabilité préféré.

• Gestion des emplois du temps des classes/groupes, des professeurs et des salles de classe
• Gestion des emplois du temps des classes de tronc commun
• Gestion automatique des conflits de salles, de formateurs ou d'heures
• Suivi temps réel du volume horaire planifié, effectué et en attente
• Intégration aux autres modules pour une meilleure synchronisation et un meilleur suivi
• Recherche facile de disponibilités d'une salle, d'un formateur, etc.

• Reportings et statistiques standards
• Module de création et publication de nouveaux états et statistiques en toute autonomie
• Une solution d'aide à la décision et de production de tableaux de bord grâce à un module de Business
• Intelligence permettant une analyse multidimensionnelle des données

Les notifications événementielles sont une fonctionnalité permettant de déclencher un envoi de notification (SMS) lorsqu’un événement particulier survient sur Kairos. La solution pourra par exemple envoyer, si activé, à l’apprenant, aux parents, aux tuteurs ou aux enseignants, les SMS dès que les événements suivants surviennent suite à:

• une absence d’un étudiant
• un blocage étudiant ou déblocage étudiant pour raison financière ou autre
• un encaissement à la caisse
• une inscription ou réinscription
• une mise à jour ou un changement d’emploi du temps
• une mise à jour d’une note déjà enregistrée
• la validation d’une absence d’un enseignant
• la validation du pointage d’un enseignant

Ce module permet à l’établissement d’activer l’animation des cours par visioconférence intégré à KAIROS. Couplé avec l’emploi du temps et la finance, il peut empêcher les apprenants interdits de ne pas accéder à la session en ligne en cas de non paiement par exemple. Le professeur pourra partager un tableau, poser des questions sous forme de quiz aux apprenants durant la session, et bien d’autres fonctionnalités nécessaires pour l’animation de cours en visioconférence. Les statistiques sont automatiquement produites et accessibles après chaque session. Elles pourront servir à alimenter la base des absences par exemple.

Ce module, couplé avec la finance permet aux contrôleurs dotés d’un smartphone, de vérifier la régularité financière des apprenants en scannant simplement le QR Code de leur carte d’apprenant ou pour les établissement qui l’autorise, en scannant la carte virtuelle de l’apprenant depuis son smartphone. Tous ces contrôles sont remontés en temps réel afin de garder des traces et ressortir plus tard des statistiques.

Module permettant à l’établissement de créer au sein du campus des espaces de services pour les apprenants et les parents en libre service. Ces derniers pourront après authentification sur des bornes et vérification des règles de gestion, imprimer des documents administratifs ou consommer divers services mis à dispositions par l’établissement.